【間に合わない】退職時のパターン別の引継ぎ方法と引継ぎ資料の作り方

よくある疑問

退職時の引継ぎのやり方が分からない

引継ぎ期間ってどれくらい必要?

こんなお悩みにお答えします。

結論から言うと、退職時の引き継ぎの方法に正解はなく必要期間は長くても1ヶ月程度となります。

この記事では、私の転職活動の実体験をベースに具体的な退職時の引き継ぎ方法引継ぎ資料作製のコツについて解説します。

これを見れば「引継ぎが間に合わない」というトラブルを回避でき、スムーズに引き継ぎを進められると思うので、スケジュール通りに転職活動を進めたい方はぜひご覧ください!

パターン別の引継ぎ方法

転職活動における引き継ぎには主に2パターンあります。後任者が決まっている場合と後任者が決まっていない場合です。私はどちらも経験しているのでそれぞれに適した引き継ぎ方法を紹介します。

後任者が決まっている場合

後任者が決まっている場合は、以下の流れで引継ぎを進めます。

後任者が決まっている場合

①業務の洗い出し
②引き継ぎ資料の作成
③資料を見ながら直接指導
④重要データの保存
⑤不要データの消去

業務の洗い出し

業務の洗い出しについては特に補足することはないです。ルーティーン作業か一時的な作業かを区別するくらいで良いです。

引継ぎ資料の作成

引継ぎ資料を作成する時、まぜはどんなフォーマットがよいか悩むと思います。

フォーマットについては、内容が伝わりやすい形式が望ましいですが、後継者に希望を聞いてみるのが良いです。なにより後継者が内容を理解しやすい形が望ましいからです。

ExcelがいいのかWordがいいのかパワポがいいのか?一度聞いてみましょう。

資料を見ながら直接指導

引継ぎ資料が完成したら、それを見ながら後任者に作業してもらいます。

疑問・不明点があれば一個一個クリアにしていきます。補足事項が出てきたらその都度引継ぎ資料をブラッシュアップしてあげると親切だと思います。

重要データの保存

引継ぎ資料に乗せていない個人PC内の重要データは会社のサーバにアップロードします。

サーバーの1つのフォルダにまとめてつっこむのではなく、他人が見ても分かりやすいようにフォルダ名を工夫し、フォルダ内にも階層をつけて整理してあげましょう。

データをサーバーのどこに保存しているのか伝えるのを忘れないように!

不要データの消去

重要データのサーバーアップロードが完了したら、不要データは削除しましょう。これで完了です。

後任者が決まっていない場合

後任者が決まっていない場合は、基本的に後任者がいる場合と同じ流れですが、③資料を見ながら直接指導がなくなります。

後任者が決まっていない場合

①業務の洗い出し
②引き継ぎ資料の作成
③資料を見ながら直接指導
④重要データの保存
⑤不要データの消去

後任者に直接指導ができないため、引継ぎ資料をより分かりやすく丁寧なものに仕上げる必要があります。

引継ぎ資料の工夫

例えば、社内システムなどの使い方に関してはスクリーンショットが豊富にあった方が分かりやすいのでパワポで作成し、顧客リストや技術計算などデータを豊富に扱う作業はエクセルで作成するなどの工夫が必要です。

ロビン
ロビン

私の場合は、「オカンでも分かる」を意識して作成しました(笑)

またどれだけ分かりやすい内容にしようと配慮しても、不明点などは出てきてしまうものです。なので、困ったら誰に頼ればよいかを書いてあげると親切です。

引継ぎに必要な期間

職場の忙しさにもよりますが多くの場合、転職活動の引継ぎにかかる期間は1か月以内が目安です。

【もめたくない!】難航する退職交渉をのりきる3つのポイントと切り出し方とタイミングで解説している通り、転職先への入社日から逆算すると、引継ぎは1か月以内で終わらせないと有休が消化できなくなってしまいます。

このため、退職の意思を固めたら退職交渉と並行して引継ぎ作業にとりかかるようにしてください。のんびりしていると「引継ぎが間に合わない」なんてことになりかねないので注意してください。

もし、通常業務が忙しく引継ぎに時間をとれない状況なら、上司に業務を減らしてくださいとかけあってみましょう。引継ぎができないと残された側が困るので納得してもらえるはずです。

まとめ

私の転職活動の実体験をベースに退職時の引継ぎ方法を解説してきました。

「引継ぎが間に合わない!」なんてことがないように、前広に引継ぎ作業を進めてください。

立つ鳥跡を濁さずという気持ちで丁寧に引継ぎを進めてもらえれば、トラブルなく後任者へバトンタッチできると思います。

引継ぎまで終えられた方は大変お疲れ様でした!!輝かしい新生活へ準備を進めていってください!

みなさまの転職活動が上手くいくことを切に願っております!